Projectleider Overdracht van Onderneming Veilig Thuis (sept-dec 2017)

Bij de invoering van de nieuwe Jeugdwet hebben gemeenten als opdrachtgever de taken van Veilig Thuis belegd bij een gecertificeerde instelling, of in een aparte stichting, bij de GGD of in een tijdelijke projectorganisatie. De inspectie Jeugdzorg en Volksgezondheid heeft die regio’s waar een tijdelijke projectorganisatie nog bestond aanbevolen hier een definitieve status aan te geven voor 1 januari 2018.

Bestuurlijke context

Een van de taken van de projectleider was het opstellen van een Organisatieplan. Dit plan was een belangrijk document voor de gemeentelijke bestuurders en staf in de regio. Dit plan moest aan drie belangrijke voorwaarden voldoen:

• Organisatorische zelfstandigheid
• Professionele onafhankelijkheid en autonomie
• Financiële zelfstandigheid en transparantie

De oplossing werd gevonden in het onderbrengen van de gehele projectorganisatie in een apart cluster, met een eigen manager en een eigen begroting binnen de Dienst Gezondheid & Jeugd (DG&J) van de gemeenschappelijke regeling Zuid-Holland Zuid. DG&J is in feite de GGD ZHZ. De organisatorische en professionele zelfstandigheid en onafhankelijkheid zijn adequaat geborgd.

Gespiegelde projectorganisatie

De overgang van een deel van de organisatie van Jeugdbescherming west naar DG&J is in het Burgerlijk Wetboek omschreven als een Overdracht van Onderneming. Aan de kant van DG&J en JB west is een gespiegelde projectorganisatie opgezet. Beide organisaties stelden een projectleider aan op basis van een projectplan. De directeuren, managers en projectleiders van beide organisaties kwamen geregeld bijeen in de maandelijkse stuurgroep. Aan beide zijden werden deelprojectleiders aangesteld voor de onderdelen: P&O, ICT, Financiën en Administratie, Facilitaire Zaken, Kwaliteitszorg Juridische Zaken  en Communicatie. Door deze wijze van werken communiceerden de specialisten rechtstreeks met hun tegenvoeters. De projectleiders stelden samen met de projectleiders de doelen, taken en resultaten vast in een datumschema. Dit schema werd door de projectleiders bijgehouden. Problemen die de deelprojectleiders niet zelf konden oplossen, werden binnen de projectgroep geëscaleerd. Wanneer de projectleiders er samen met de deelprojectleiders er niet uitkwamen, werd het probleem voorgelegd aan de stuurgroep en om een beslissing gevraagd. Deze wijze van werken werd als prettig ervaren waardoor open en transparant kon worden gewerkt op basis van vertrouwen.

Vertrouwen komt te voet…

De overdracht van personeel met een verschillende cao, rechtspositie en individuele afspraken is een gevoelig proces. De P&O-specialisten stelden een vergelijking van de cao’s op en vergeleken de rechtsposities van de medewerkers van beide organisaties. De nieuwe medewerkers kregen allen de status van ambtenaar. De medewerkers van de ‘latende’ partij kozen ervoor om als hun vertegenwoordiger de vakbonden aan te wijzen. Aangezien op het oog de zaken goed werden voorbereid en geregeld en werd vastgelegd dat geen enkele medewerker er op achteruit ging, sloten de vertegenwoordigers vakbonden, na wijzigingen te hebben aangebracht in het voorstel, akkoord met het sociaal overgangsprotocol. De achterban was het hier niet mee eens. Enkele jaren daarvoor hadden zij minder goede ervaringen gehad met een reorganisatie. Vanuit die ervaring was er wantrouwen. Pas door volledige openheid te geven over ieders individueel contract en inzicht in het toekomstig loonstrookje door de directie van de latende partij, konden de medewerkers instemmen met de tekst van het sociaal overgangsprotocol.

De winkel blijft open tijdens de verbouwing

ICT is een containerbegrip voor de veelheid van systemen, applicaties en hardware.Wij kunnen niet meer zonder. De migratie van mail en dynamische digitale archieven vergt een goede voorbereiding. Zeker als er verschillende providers en toegang tot beveiligde systemen in het geding zijn. Door de uitgifte van nieuwe telefoons, niet desktops en een nieuwe glasvezelverbinding kunnen de medewerkers van Veilig Thuis beter hun werk doen. Tijdelijke hickups, zoals toegang tot andere, beveiligde systemen zijn of worden opgelost. Veel aandacht en energie steken in het oplossen van kleine problemen die plots opsteken zijn succesfactoren.

Afhechten

De goede samenwerking tussen de deelprojectleiders op het gebied van kwaliteitszorg, communicatie, facilitaire zaken, financiën en administratie hebben ertoe geleid dat de overgang op deze deelgebieden soepel verliepen. Aandacht vraagt de afhechting door de uiteindelijke contractering. Het resultaat van de Overdracht van Onderneming is uiteindelijk het Overdrachtsdocument met bijlagen zoals het overgangsprotocol en de aanstellingsbrieven voor de nieuwe medewerkers. Met dat laatste kan niet vroeg genoeg worden begonnen. De gekozen methodiek van gespiegelde projectstructuur heeft ook op dit vlak succes gebracht. Op tijd konden alle documenten in gereed worden gebracht voor de ondertekening door de bestuurders voor de deadline van 1 januari 2018.

Belangrijkste les voor mij als tijdelijk projectleider is: volharding, inzet en samen werken brengt succes.